La inextricable eficacia y el gran potencial de las reuniones en el trabajo

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Si hay un fenómeno en las organizaciones que ha sido estudiado, analizado, explorado y sobre el cual se han expuesto centenas de formulas y con respecto al cual siguen hoy en día surgiendo nuevas propuestas, nuevas miradas en todos los rincones del planeta, es el de la eficacia de las reuniones en el trabajo.

El tema es crítico, porque justamente toca a todos las personas del planeta, con muy pocos casos de excepción.

Las reuniones en el trabajo son uno de los vehículos más poderosos que influyen de manera significativa en la generación de valor dentro y fuera de cualquier organización. Ellas permiten fortalecer los símbolos, las prácticas y los comportamientos de la cultura de la empresa. Ellas tienen todo el potencial para facilitar el éxito más contundente de una operación o de una organización entera. Pero también tienen todo el potencial para destruir cualquier iniciativa, proyecto u organización.

Hoy se pueden encontrar fácilmente miles de publicaciones con libre acceso a todos en internet, que presentan una constelación de mejores prácticas, muy pertinentes en su gran mayoría. Es por ello que esta nota no propone un conjunto más de mejores prácticas, si no un “framework” de 4 pilares que le facilitarán el identificar las mejores prácticas que mejor le convengan a su propia cultura organizacional y a su situación en particular.

 

Las reglas de juego

Existen cientos de mejores prácticas que si se aplican seguramente harían de sus reuniones las más eficaces del planeta, pero para que vaya instaurando aquellas que su gente sí podrá aplicar ¿qué tal si identifica las 5 mejores reglas de juego que usted piensa que deberían ser aplicadas en cada una de sus reuniones?

El protocolo

Es posible que ya existan elementos de “protocolo” en su organización como sistemas de gestión de agendas, intranet, etc., que facilitan la difusión de información y la organización de las reuniones en el trabajo. Pero ¿qué tal si usted mismo identifica y pone en práctica el conjunto de actos de protocolo que usted desearía realizar siempre con respecto a sus reuniones en el trabajo?

Por ejemplo:

  • el estilo de su invitación. Privilegia usted el uso de “la pregunta” para anunciar el tema de la reunión y al mismo tiempo conectar con el resultado esperado?. O prefiere más bien una postura afirmativa? O …
  • la manera como comienza siempre sus reuniones
  • la manera como organiza siempre el espacio (en círculo, en U, etc)
  • la manera como termina siempre sus reuniones
  • la manera como facilita la continuidad de los temas después de la reunión
  • etc

Un elemento clave del protocolo es su capacidad para manejar sus múltiples caras. Si usted se siente firme para el malabarismo, diviértase entonces creando cuantos protocolos a usted se le ocurran. Pero eso si, ejecútelos con el mayor de sus rigores. Respete siempre hasta el mínimo detalle de cada uno de ellos. Así con el tiempo, los participantes, cuando entren a una de sus reuniones identificarán rápidamente dentro de que marco o espíritu se desarrollará la reunión.

La eficacia de A a Z

Si usted ha llegado hasta aquí en la lectura de esta nota es muy posible que esté realmente interesado en mejorar la calidad de sus reuniones. Así pues que le proponemos que aplique su mejor rigor en la realización de absolutamente todos los elementos claves de cualquier reunión:

  1. El tema. Y entonces el título de su reunión. Si este es tan claro que contiene él mismo los elementos claves de la situación a tratar e implícitamente pero claramente el mejor resultado esperado, seguramente es “un título eficaz”
  2. La transmisión de la información. La ortografía. ¿Algo más que decir al respecto? El lay-out de sus textos debe facilitar la mejor comprensión de lo que usted desea transmitir. La brevedad.
  3. El plan. Por pequeña o de último momento que sea su reunión, si usted tiene un plan, éste le permitirá navegar de la mejor manera en la complejidad y en lo imprevisto, elementos inherentes a toda reunión.
  4. Los roles claves y las prácticas básicas: Si usted opta por la postura de facilitador y todo el universo del saber ser y del saber hacer inherentes a esta extraordinaria postura, tiene seguramente ganado un alto porcentaje del éxito de sus reuniones. Si su reunión lo permite, “equípela” de un “time keeper” guardián del tiempo y de las reglas de juego (aquí arriba) que usted habrá validado ya con todos los participantes, pero que a pesar de ello, estarán afichadas en un sitio visible en el espacio de reunión.

La mejor conexión con el entusiasmo

Y lo mejor para lo último. Asegúrese de conectar el tema de su reunión con la mejor fuente de entusiasmo de cada uno de sus participantes. Asegúrese que sea realmente importante para cada uno de ellos estar allí.

Hasta la próxima nota para continuar explorando como hacer el mejor uso de este “framework”.


Gracias por su atención
Y gracias a Polo Marín Suárez en Cali, Colombia por inspirar estas notas en nuestras habituales charlas durante esos prolíferos recorridos compartidos con él desde su casa a su oficina

Arturo
Arturo Uscátegui Restrepo


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